Der handschriftliche, digitale Kalender für Aufgaben

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Jahresplaner 2020

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Jahresplaner 2020

Aufgabenverwaltung als wichtiges Element des Selbstmanagements

Mit Aufgaben strukturieren wir unsere Projekte, sie helfen uns den Überblick zu bewahren und sie erinnern uns an wichtige Fristen. Die Aufgabenverwaltung ist ein wichtiges Element des Selbstmanagements. Dieses kann erlernt werden, stärkt den Fokus und kann die eigene Motivation unterstützen. Damit hat sie auch einen wichtigen Einfluss auf Bildungsprozesse.

Während der ausgewogene Überblick über die eigenen Aufgaben für persönliche Entlastung und Zuverlässigkeit sorgt, darf die Aufgabenverwaltung nicht den Tag diktieren.

Von Todoist zum Kalender

Seit vielen Jahren nutze ich digitale Kalender. Ich erinnere mich noch an die Zeit, in der die Synchronisation eine Katastrophe war und der Handy-Kalender immer mehr schlecht, als recht funktionierte. Diese Zeiten sind zum Glück vorbei. Vor einem Jahr habe ich auch angefangen meine Aufgaben im Kalender zu sammeln, zu ordnen und zu dokumentieren. Das habe ich zuvor in Todoist erledigt, angelehnt an Getting Things Done, mit einer zentralen Inbox und entsprechenden Projekten. Um ehrlich mit mir zu sein: Ich liebe Todoist, weil damit Ideen, Fristen und Gedanken zuverlässig aufbewahrt werden, ohne dass ich daran denken muss. Und doch fehlte mir bei Todoist der richtige Fokus und beim ständigen notieren blieben immer zahlreiche Aufgaben unerledigt, die aber auch nicht einfach gelöscht werden können und eine Relevanz haben – Druck baut sich auf. Meine wöchentlichen Reviews sind mit Todoist auch kürzer und weniger intensiv geworden: Aufgaben wurden mit einer drag&drop-Aktion verschoben und weg waren sie. Es fehlte mir die tatsächliche Beschäftigung mit der Aufgabe, die dort verschoben wird, wie es beim handschriftlichen Übertragen im Notizbuch der Fall ist.

Aufgaben im Kalender

Der Umstieg auf den Kalender hat sich gelohnt. Ich führe beruflich einen “Kalender-Kalender” und einen Aufgaben-Kalender. So kann ich meine Aufgaben ein- und ausblenden und meine Kolleg*innen werden beim Zugriff auf meinen Kalender nicht von so vielen Aufgaben überrascht. Aufgaben umzuplanen ist im Kalender beschäftigungsintensiver, eine Übersicht über mein Zeitkontingent bei Terminvereinbarungen war sofort gegeben und die Aufgaben blieben auch schön im Kalender, sodass ich nachvollziehen konnte, was ich alles geschafft habe. Die einzigen Mankos: Der Kalender wird voll – richtig voll. Und bei langfristigen Aufgaben oder Erinnerungen muss sofort ein Tag festgelegt werden, was in der Realität spätere Verschiebungen notwendig macht.

Jahresplaner-Template für GoodNotes (iOS)

Als ich Anfang 2019 für mich feststellte, dass der Kalender zur Aufgabenplanung doch nicht das Nummer-Eins-Tool wird, beschäftigte ich mich wieder mit handschriftlichen Aufgaben. Papier und Stift kommen für mich nicht infrage: iPad und iPhone sind gefragt. Ich nutze sowieso die Notizapp GoodNotes und fand heraus, dass es Menschen gibt, die GoodNotes als handschriftliche, digitale Agenda nutzen. Vorlagen lassen sich sogar so anpassen, dass klickbare Navigationen entstehen und man nicht zwischen 400 digitalen Seiten verloren geht.

Da ich für mich nichts passendes gefunden habe und die Erstellung eines Templates kein Hexenwerk ist, habe ich mir selbst einen Jahresplaner erstellt. Mit diesem werde ich jetzt die nächsten Wochen Erfahrungen sammeln und mögliche Anpassungen vornehmen. Mein erster Eindruck: Ich bin begeistert. Der digitale handschriftliche Jahresplaner fühlt sich in der Verwendung gut an, ist durchsuchbar und ist auf meinen Geräten synchron. Das freie handschriftliche Eintragen hat mir sofort ein gutes Gefühl gegeben, da ich so flexiblere Eintragungen machen und Verbindungen herstellen kann.

Kostenlose Vorlage

Die erste Version des Jahresplaner-Templates stellt ich gerne zur zur freien Verfügung (CC BY-SA 4.0):

Von Tobias Weiske

Erziehungswissenschaftler B.A. und tätig als Bildungsreferent. Begeistert sich für die Themen: Digitalisierung, e-learning, Selbstmanagement, Politik und Wirtschaft.