Photo by Jan Antonin Kolar on Unsplash (modified)

Persönliches Wissensmanagement digital

Geschätzte Lesezeit: 7 Minuten

Vorbemerkung zum Vorgehen und Tools

Wissensmanagement und Dokumentenverwaltung gehören für mich in einen Satz. Beide stellen für mich die gleichen Ansprüche und können analog zueinander verwaltet werden. Im digitalen Kontext gibt es dazu viele verschiedene Möglichkeiten. Ich habe dazu lange Evernote benutzt und verwende nun das Programm DevonThink Pro. Dem Umstieg von Evernote auf DevonThink Pro widme ich den letzten Absatz.

Das eigene Wissensmanagement gestalten

Meine persönliche Dokumentenverwaltung umfasst alles, was sich an Dokumenten ansammelt, wobei ich die Daten grob in vier Bereiche einteilen kann: Arbeit, Privat, Studium und Literatur. Ich lege alles ab, womit ich mich einmal beschäftigt habe und was nicht eine kürzere Halbwertzeit als ca. einen Monat hat. Dabei landet alles in einem System bzw. wird dorthin exportiert und gespeichert. Dazu zählen als z.B. Briefe, E-Mails, Notizen, Ausarbeitungen, Artikel, Webseiten, Dokumente, etc.

Den wichtigsten Anwendungsbereich bildet für mich das persönliche Wissensmanagement. Alles, womit ich mich beschäftige oder was ich erarbeite, landet in meiner Ablage, wird dort thematisch benannt und verschlagwortet. Nur so lassen sich Informationen über die Suchfunktionen einfach wiederfinden, sortieren und automatische Verknüpfungen anlegen. Die Suche in Dokumenten ergänzt dieses Vorgehen sehr gut, würde alleine aber in einigen Fällen zu viele ungenaue Ergebnisse liefern. Durch die zentrale Ablage von Informationen werden meine Recherchen immens vereinfacht und führen mich teilweise in Tiefen meines vergangenen Handelns und Denkens, die ich nicht auf dem Schirm gehabt hätte.

So lässt sich bei der Gestaltung von neuen Inhalten auf alte Materialien zurückgreifen, diese können weiterentwickelt und optimiert werden. Das sind zum einen Gedankenstränge, Verknüpfungen zu anderen Wissensbereichen oder auch einfach optische Darstellungen, die bereits von mir erstellt wurden und im neuen Inhalt wiederverwendet werden können. Die erfolgreiche Organisation von Wissen führt dann im besten Fall zu effizienteren Arbeitsvorgängen und zu besseren Ergebnissen.

Persönliches Wissensmanagement in einer vernetzten Welt

Ich habe mir oft die Frage gestellt, ob ein persönliches Wissensmanagement überhaupt zeitgemäß ist in einer Zeit, in der Verbindungen wichtiger erscheinen, als einzelne Elemente. Gemäß dem Konnektivismus müsste man davon ausgehen, dass Wissen in Verbindungen vorhanden ist und dass eigentliches Wissen damit aus der erfolgreichen Organisation komplexer Verbindungen entsteht. Dabei ist anzumerken, dass es sich beim Konnektivismus um eine sehr junge und noch nicht ausreichend erforschte Lerntheorie handelt.

Ist es also sinnvoller das persönliche Wissensmanagement zugunsten einer gemeinsamen Organisation aufzugeben, bzw. es in eine gemeinsame Organisation einzubetten? Meine aktuelle Antwort lautet: Nein, wobei ich eine Verknüpfung beider Arten des Wissensmanagements bevorzugen würde. Das persönliche Wissensmanagement hat für mich etwas sehr privates und ich hätte ein Problem damit andere daran teilhaben zu lassen. Hier liegen sowohl fertige Dokumente, die sowieso weitergegeben wurden, aber auch unfertige Inhalte, eigene Gedanken und Inspirationen von anderen Menschen. Diese spiegeln zum einen die eigenen Vorlieben und Gedanken wieder und stammen zudem aus unterschiedlichen Quellen, die im Eifer des Gefechts nicht immer rechtssicher vermerkt sind. Diese Freiheit des persönlichen Wissensmanagements würde ich aus persönlicher und pädagogischer Perspektive nicht aufgeben wollen. Ich halte es vielmehr für pädagogisch sinnvoll einen persönlichen Freiraum zu haben, in dem Dinge abgelegt werden können. Dabei drängt sich für mich immer das Bild einer persönlichen Wissensdatenbank auf, die das eigene Gehirn und dessen Speicher- und Verarbeitungskapazität erweitert. Bliebe man in diesem Bild, erscheint der erlaubte Zugriff von anderen Personen auf diesen Wissensbestand absurd. Das Bild vom erweiterten Gehirn ist natürlich eine zugespitzte Vorstellung, die sicherlich nicht so zutrifft, das Problem aber verdeutlicht.

Gemeinsame Informationsdatenbanken sind unfrei

Persönliches Wissensmanagement stellt sich für mich als wichtige Komponente des eigenen Lernens dar und sollte fester Bestandteil von Bildungsangeboten in Kindheit und Jugend sein. Verstärkt wird diese Auffassung für mich dadurch, dass Menschen heute auf verknüpfte Wissensdatenbanken zugreifen und diese aktiv nutzen – seien es Suchmaschinen oder offene Wissensdatenbanken, wie. z.B. Wikipedia.

An der Wikipedia wird zudem gut die Beschränktheit einer gemeinsamen Informationsdatenbank deutlich: Wikis sind grundsätzlich offen und kollaborativ gestaltet und verfügen in ihrer ursprünglichen Form über kein oder ein sehr flaches Benutzenden-Rollensystem. Jede Person kann Lesen, Erstellen, Ändern und Löschen, da die Versionskontrolle alle Änderungen transparent darstellen kann. Je größer und umfangreicher die Datenbank wird und je mehr Menschen darauf zugreifen, desto weniger funktionieren die vormals angenommenen selbstregulativen Mechanismen. Es werden Fehlinformationen eingestellt, ideologische Ansichten finden Einzug und Spam wird verteilt. Die Wikipedia hat daher die Benutzenden-Rollen ausgeweitet und greift mithilfe eines ehrenamtlichen Teams stark in die dargestellten Informationen ein.

Das Wiki-System wird mit steigenden Zugriffszahlen also geschlossener: In Bezug auf die Rollen und in Bezug auf die Darstellung von Informationen.  Diese eingeschränkte Möglichkeit Informationen abzuspeichern wäre für das persönliche Wissensmanagement nicht zielführend. Es ist sogar gerade eine der wichtigen Komponenten des persönlichen Wissensmanagements, dass es frei von Restriktionen ist, Meinungen wiedergeben kann und offen ist für alle Inhalte. Davon abgesehen haben offene Datenbanken natürlich eine herausragende Bedeutung für den Zugang zu Informationen.

Wissensmanagement in abgeschlossenen Organisationen

Zwischen dem persönlichen Wissensmanagement und offenen Informationsdatenbanken liegen Datenbanken, die in abgeschlossenen Organisationen verwaltet werden. Hierzu zählen z.B. (thematische) Datenbanken von Arbeitsgruppen, Unternehmen, Vereinen oder sonstigen Personenkreisen. Sie können dabei Helfen Wissen zu speichern und von der Anwesenheit von bestimmten Personen abzukoppeln. Auch hier gilt, dass diese Form der Speicherung unfrei ist, der Nutzen und die Tragweite ist aber eine andere. Hier können immerhin Meinungen, Werte und Prägungen abgelegt werden, die keinen Anspruch auf allgemeine Gültigkeit haben, sondern vielmehr ihre Berechtigung aus der Funktionalität des dort gespeicherten Wissens beziehen. Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass die Einführung und Pflege von gemeinsamen Wissensdatenbanken auch mit vielen Schwierigkeiten verbunden ist: Es muss eine gemeinsame Form der Darstellung gefunden werden, es müssen subjektive Strukturen abgebildet werden und die Bereitschaft zur Mitwirkung aller Beteiligten ist nicht selbstverständlich und mit Vorbehalten belastet. Im Bereich der Wissensentwicklung, der Vernetzung und der Kollaboration können sich solche abgeschlossenen Datenbanken aber als Katalysator erweisen.

Meine Ansprüche an eine digitale Wissensdatenbank

Ganz allgemein setze ich bei Software auf Minimalismus, wobei ich auch gerne experimentiere und neue Apps ausprobiere.

Bei der Ablage von Dokumenten verfolge ich vier Grundsätze:

Digital vor Analog

Die digitale Ablage von Inhalten hat viele Vorteile: Suchfunktion, Schlagworte, Verknüpfungen, Automatisierung und Zugänglichkeit. In einer digitalen Ablage ist keine Ordnerstruktur notwendig, bzw. eine Ordnerstruktur kann über Schlagworte und Verknüpfungen flexibel und agil gestaltet werden. Insbesondere in Bezug auf die Organisation von Wissenskomponenten ist dies ein großer Vorteil gegenüber analogen Aufbewahrungssystemen. Zwar können analoge Systeme auch verknüpft sein (z.B. der Zettelkasten von Luhmann), es ist jedoch nicht möglich darin automatisiert zu suchen und der Pflegeaufwand von Verknüpfungen ist um ein Vielfaches höher.

So einfach wie möglich

Was nicht einfach und intuitiv in der Nutzung ist, wird nicht genutzt. Sobald sich das Einstellen, das Ändern, das Umstrukturieren oder der Umzug von Daten als kompliziert darstellt, wird die Datenpflege früher oder später vernachlässigt. Neben einem guten front-end, dass die Bedienung so einfach wie nur möglich gestaltet, ist auch ein gut durchdachtes back-end entscheidend, dass die Daten sinnvoll und nachvollziehbar ablegt und gleichzeitig schlank und ressourcenorientiert programmiert ist.

Verfügbarkeit auf mehreren Geräten (Desktop, Tablet, Smartphone)

Wir verwenden im Alltag verschiedene Endgeräte. Die Nutzung eines Geräts hängt von dem aktuellen Standort, der Tageszeit und dem Suchkontext ab. Wissen aus einer persönlichen Wissensdatenbank muss auf allen Geräten verfügbar sein, um in unterschiedlichen Situationen Zugriff darauf zu haben. Die zuverlässige Synchronisation ist genauso wichtig, wie die vergleichbare und ansprechende Darstellung, die sich an den Gegebenheiten des jeweiligen Geräts orientieren muss.

Autonomie über die eigenen Dokumente

Persönliche Daten gehören mir, ich bestimme über sie und speichere sie in der Form, die ich für geeignet halte: Ich behalte die Autonomie über meine Daten. Seit einige Jahren bestimmen Cloud-Dienste mehr und mehr den Alltag. Dass die Cloud dem lokalen Speichermedium überlegen ist, ist unstrittig (Zugriff, automatisches backup, Sicherheitsmöglichkeiten). Von Anbeginn des web hatten Unternehmen aber ein großes Problem: Die entwickelten Dienste sollten einer breiten Masse (oder gar allen Menschen) zur Verfügung stehen, die Unternehmungen mussten sich aber auch finanzieren. Die damalige Lösung war die Finanzierung durch Werbeeinnahmen. Im Zuge der zunehmenden Bedeutung von Daten, haben Unternehmen immer mehr darin investiert, die Daten der Benutzenden zu nutzen und auszuwerten, statt sie einfach nur zu speichern. Eine Finanzierung, die auf den Missbrauch von persönlichen Daten beruht, kann keine gute Entwicklung sein. Das Auslesen einer persönlichen Wissensdatenbank kann nicht im Interesse der Nutzenden sein und widerstrebt dem Gedanken, dass eine persönliche Wissensdatenbank frei sein muss. Neben dem Auslesen von Daten versuchen Anbietende auch Restriktionen beim Export von Daten in ihre Programme einzubauen. So entsteht eine Bindung an den jeweiligen Anbieter und meine Daten gehören nicht mehr wirklich mir.

Evernote vs. DevonThink Pro

Nach einem kurzen Ausflug zu Evernote, bin ich heute bei DevonThink Pro gelandet, um Dokumente abzulegen und Wissenskomponenten zu speichern und zu ordnen. Mit Evernote war ich sehr zufrieden, doch haben mich die mehrfachen Berichte zum Thema Datenschutz immer wieder beunruhigt und die Unternehmensstrategie in Sachen Privacy kommt meiner Vorstellung von Datenautonomie nicht entgegen. Bei Überlegungen zum Umstieg, habe ich mich schon fast mit einem schlichten Ordnersystem im Finder abgefunden, doch hätte ich dabei die mächtige Suchfunktion von Evernote und die KI vermisst, die mir beim Aufruf eines Dokumentes ähnliche Dokumente automatisch vorschlägt. Dann stieß ich auf DevonThink, war anfangs skeptisch und nach kurzer Testphase begeistert. Die KI und die Suchfunktion steht Evernote in nichts nach, ich erhalte automatische Vorschläge zum Einsortieren neuer Dokumente, es lassen sich komplexere Strukturen anlegen, ein OCR-Skript ist direkt an Bord und alle Daten lassen sich in verschiedenen Systematiken vollständig exportieren, z.B. auch als simple Ordnerstruktur. Dabei kann ich den Speicherort der Datenbanken selbst bestimmen und eine Synchronisierung mit einer Cloud meiner Wahl einrichten. So gelangen dann auch die Daten in die iOS App DevonThink to go. Diese ist ebenfalls sehr übersichtlich, stellt allerdings einige Dokumente nicht vorteilhaft dar, sehr große Dokumente überfordern die App auch teilweise. Hier war Evernote ein Stückchen besser.

Bildquellen

Beitragsbild: Photo by Jan Antonin Kolar on Unsplash

Lizenz für den Text

Creative Commons Lizenzvertrag
“Persönliches Wissensmanagement digital” von Tobias Weiske ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung – Weitergabe unter gleichen Bedingungen 4.0 International Lizenz.